Como bien sabemos, el momento de presentar la declaración anual de la renta se acerca. Y para este año 2015 debemos tener en cuenta algunos cambios relacionados con los archivos XML y la contabilidad electrónica. Pero... ¿quiénes la deben realizar? ¿qué debe incluir? ¿cómo la envío al SAT? ¿cuándo tendré que presentarla?
La autoridad fiscal pretende una contabilidad más estructurada, y para ello, es importante eliminar la información que los contribuyentes deberían haber proporcionado a través de una declaración informativa, ya que toda esta información, se supone que el SAT ya la tendrá, a través de la presentación por parte de los contribuyentes de la contabilidad electrónica vía internet.
¿Qué es la contabilidad electrónica?
La contabilidad electrónica se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT.
Para dar cumplimiento formal al ingreso mensual de información contable, únicamente se enviará la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación.
¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad electrónica?
Todas las personas, tanto físicas como morales. A excepción de las físicas con actividad empresarial y que sus ingresos sean menores a 2 millones de pesos y utilicen Mis cuentas.
¿Es lo mismo llevar la contabilidad que entregar contabilidad electrónica?
No. Todos los contribuyentes a excepción de los asalariados tienen la obligación de llevar la contabilidad. Sin embargo, no todos deben entregarla a través de la llamada contabilidad electrónica.
¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad electrónica vía Mis Cuentas?
Es decir, quienes están obligados a utilizar los medios electrónicos. Serían sólo los contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal. De esta forma, el resto de personas físicas podría elegir qué sistema llevar.
¿Cómo llevo la contabilidad?
El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación nos dice cómo se debe llevar la contabilidad por parte de los contribuyentes obligados.
Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:I. La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos. Se entiende por controles volumétricos, los registros de volumen que se utilizan para determinar la existencia, adquisición y venta de combustible, mismos que formarán parte de la contabilidad del contribuyente.Los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos serán aquellos que autorice para tal efecto el Servicio de Administración Tributaria, los cuales deberán mantenerse en operación en todo momento.II. Los registros o asientos contables a que se refiere la fracción anterior deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.IV. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.
¿Cuáles son los requisitos de los programas para emitir contabilidad electrónica?
A continuación vamos a ver los requisitos que tienen que cumplir tanto los registros y asientos contables para que de esta forma el programa pueda emitir una contabilidad electrónica, generando el XML independientemente del sistema que se trate.
Algunos de estos requisitos son:
- Registros y asientos se han de llevar en medios electrónicos conforme lo establece el Código Fiscal y las disposiciones generales del SAT.
- Deben ingresar la información en la página web del SAT de manera mensual.
- Realizar el registro como tarde dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación.
- Los asientos/ registros deben establecer por centro de costos, identificar las operaciones e incluir también aquellas que se realicen en un establecimiento del extranjero.
- Remitir al SAT o al PAC, el CFDI a más tardar dentro de las veinticuatro horas siguientes a que haya tenido lugar la operación, acto o actividad de la que derivó la obligación de expedirlo.
- Permitir la identificación de cada operación y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate.
- Sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML Catalogo de Cuentas, Pólizas, Balanza de Comprobación e información al cierre del ejercicio, para enviar a través del Buzón Tributario.
- Generar el XML apegándose al Anexo 24.
¿Cómo se envía al SAT la Contabilidad Electrónica?
Para enviar a la autoridad fiscal nuestra contabilidad habrá que tener con nosotros lo siguiente:
- Tener la firma electrónica vigente (FIEL)
- Archivo/ s XML con formato de compresión ZIP con nomenclatura establecida
- Acceso a internet para realizar en envío.
Todo lo anterior nos permite entrar al Buzón Tributario y seleccionar la opción de Contabilidad Electrónica. Una vez entramos en el sistema, sólo tendremos que enviar los archivos.
Los pasos para ellos son:
- Una vez que tienes los archivos con el detalle de tu contabilidad electrónica, conforme los esquemas (xsd) publicados por el SAT para Catálogo de cuentas, Balanza de comprobación e Información de pólizas y auxiliares, ingresa al Buzón Tributario y ahí a la opción Contabilidad electrónica.
- Selecciona el archivo y envíalo con firma electrónica. Recibes un acuse de recepción.
- Posteriormente, ingresa a la consulta de acuses para obtener el acuse definitivo de aceptación o rechazo.
¿Cuál es el calendario para presentarla?
Estos son algunos consejos y conceptos útiles para todos aquellos que queréis información y saber cómo llevar a cabo la recién incorporada contabilidad electrónica.
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